Процедура сертификации включает в себя:

оформление заявителем заявки установленной формы на проведение сертификации;

• представление заявителем документации, необходимой и достаточной для идентификации изделия. В зависимости от объекта сертификации это могут быть:
• технические условия на изделие;
• сборочные чертежи изделия;
• акты освидетельствования скрытых работ;
• копии сертификатов соответствия на материалы, узлы, изделия и пр., применявшиеся при изготовлении сертифицируемого изделия;
• другая техническая документация.

По представленным документам орган по сертификации принимает решение о проведении сертификации, при этом определяет схему сертификации и уточняет перечень нормативных документов, на соответствие которым будет проводиться сертификация. В зависимости от схемы сертификации изделие может быть подвергнуто испытаниям в аттестованной Росстандартом испытательной лаборатории на соответствие заявленным требованиям. Решение о выдаче, либо об отказе в выдаче сертификата соответствия принимается на основании результатов испытаний, либо на основании результатов экспертной оценки.

 Права и обязанности заявителя.

Заявитель имеет право:

- получать информацию о ходе проведения работ на каждом этапе процедуры сертификации;

- выражать свое не согласие относительно оценок соответствия или решения ОС в установленной форме (приведенной ниже).

Заявитель обязан:

- предоставлять достоверную и полную информацию о продукции подлежащей оценке;

- своевременно проводить оплату работ по сертификации, согласно условий договора.

Правила рассмотрения жалоб, претензий и рекламаций:

ПРАВИЛА РАССМОТРЕНИЯ ЖАЛОБ И АПЕЛЛЯЦИЙ НА РЕШЕНИЯ, ПРИНЯТЫЕ ОРГАНОМ ПО СЕРТИФИКАЦИИ, ВКЛЮЧАЮЩИЕ В ТОМ ЧИСЛЕ, ПОРЯДОК НАПРАВЛЕНИЯ ОТВЕТОВ ПО ИТОГАМ РАССМОТРЕНИЯ ЖАЛОБ.

Заявитель, несогласный с результатами оценки (подтверждения) соответствия продукции, испытаний или инспекционного контроля, или недовольный поведением сотрудника может обратиться в ОС с жалобой, претензией, рекламацией, апелляцией (далее – жалоба). Жалоба может быть составлена в организации-заявителе путём заполнения формы Заявления, приведенной в Приложении 12 и размещённой на сайте органа по сертификации, и направлено в ОС почтой на его почтовый адрес, факсом, электронной почтой на электронный адрес, или вручено лично. Жалоба подается в письменной форме и подписывается заявителем.

Полученная жалоба регистрируется в Журнале учета жалоб, претензий апелляций и рекламаций (Приложение 11) инженером ОС и в тот же день направляется на рассмотрение руководителю ОС.

Руководитель ОС назначает сотрудника (или, при необходимости, группу сотрудников), ответственного за подготовку жалобы к рассмотрению.

При назначении сотрудника, а также привлечении другого персонала, участвующего в рассмотрении жалобы, учитывается, что персонал, который работал с заявителем, не может быть задействован руководителем ОС в процессе рассмотрения жалобы.

Сотрудник, ответственный за подготовку жалобы к рассмотрению, в течение 3-х дней с даты регистрации жалобы в ОС, направляет заявителю подтверждение получения жалобы. Подтверждение оформляется в форме письма на бланке организации за подписью руководителя ОС. Подтверждение официальным путём направляется заявителю: в письменном виде с применением средств связи, обеспечивающих фиксированную отправку, или под подпись.

Подготовка включает в себя получение необходимой информации и подготовку предложений по проведению дополнительных мероприятий (при необходимости).

Назначенный специалист изучает информацию, изложенную в жалобе, и готовит проект решения, которое может содержать:

- при полном или частичном удовлетворении претензии – срок и способ ее удовлетворения;

- при полном или частичном отказе в удовлетворении – причины отказа со ссылкой на соответствующие законодательные акты и нормативные документы и доказательства, обосновывающие отказ;

- при необходимости, перечень и выписки из документов, подтверждающих обоснованность решения.

При необходимости проведения дополнительных мероприятий для принятия решения по жалобе (испытаний, экспертиз и т.п.), орган по сертификации официально информирует об этом заявителя.

Руководитель ОС рассматривает жалобу (при необходимости - с привлечением специалистов ОС, выбор специалистов определяется предметом спора), дополнительные материалы (при наличии), проект решения и выносит решение.

Заявитель информируется о принятом решении по телефону и официальным путём: решение по заявлению направляется заявителю в письменном виде с применением средств связи, обеспечивающих фиксированную отправку или под подпись.

Орган по сертификации после рассмотрения заявления по просьбе заявителя может возвратить ему подлинники представленных документов (в ОС остаются заверенные копии), а также 2-й экземпляр решения.

Если решение по заявлению не удовлетворяет заявителя, он письменно сообщает об этом в орган по сертификации, и руководитель ОС выносит рассмотрение жалобы в Комиссию по апелляциям.

В случаях возникновения разногласий между участниками процедур сертификации и (или) испытаний по различным аспектам деятельности: выдаче и применению сертификатов, аннулированию сертификатов, инспекционному контролю, оплате работ и т.д. заявитель вправе обратиться с апелляцией в ОС.

Полученная апелляция регистрируется в Журнале учета жалоб, претензий, апелляций и рекламаций (Приложение 11) инженером ОС и в тот же день направляется на рассмотрение руководителю ОС.

Руководитель ОС собирает Комиссию по апелляциям.

При назначении сотрудника, а также привлечении другого персонала, участвующего в рассмотрении апелляции, учитывается, что персонал, который работал с заявителем, не может быть задействован руководителем ОС в процессе рассмотрения апелляции.

Сотрудник, ответственный за подготовку апелляции к рассмотрению, в течение 3-х дней с даты регистрации апелляции в ОС, направляет заявителю подтверждение получения апелляции. Подтверждение оформляется в форме письма на бланке организации за подписью руководителя ОС. Подтверждение официальным путём направляется заявителю: в письменном виде с применением средств связи, обеспечивающих фиксированную отправку, или под подпись.

Подготовка включает в себя получение необходимой информации и подготовку предложений по проведению дополнительных мероприятий (при необходимости).

Апелляция рассматривается на заседании Комиссии по апелляциям. Руководитель ОС определяет дату и состав комиссии. Комиссия создается приказом руководителя ОС. Работу комиссии возглавляет председатель комиссии, как правило, это заместитель руководителя ОС. В состав комиссии также входит секретарь.

В состав комиссии должно входить не менее 3 человек.

В целях объективности рассмотрения апелляций и исключения конфликта интересов в состав комиссии могут быть включены представители испытательных лабораторий (центров), научно-исследовательских институтов, общественных организаций по защите прав потребителей и т.п., которые привлекаются ОС и участвуют в рассмотрении жалобы добровольно, на безвозмездной основе (по согласованию). При этом все привлекаемые специалисты подписывают заявление о конфиденциальности по форме, установленной в ОС.

Решение комиссии принимается простым большинством голосов открытым голосованием.

Рассмотрение апелляции на заседании комиссии может проходить как в присутствии заявителя, так и без него. Если принято решение о приглашении заявителя на заседание комиссии, ОС уведомляет его в письменной форме не менее чем за 2 дня до даты рассмотрения апелляции.

Рассмотрение апелляции на заседании комиссии оформляется протоколом. Протокол оформляется секретарем комиссии.

Протокол оформляется в произвольной форме, однако, обязательно должен содержать идентификационные признаки (номер, дату составления), список присутствующих, основную резолютивную часть. Протокол подписывается председателем и секретарем комиссии.

В ходе рассмотрения апелляции может быть установлена необходимость получения дополнительных материалов или проведения мероприятий. В этом случае комиссия может собираться повторно.

При необходимости проведения дополнительных мероприятий для принятия решения по жалобе (испытаний, экспертиз и т.п.), ОС официально информирует об этом заявителя с целью решения вопросов оплаты финансовых затрат.

Окончательное решение по апелляции принимает руководитель ОС с учетом результатов рассмотрения апелляции.

Решение должно содержать:

• при полном или частичном удовлетворении апелляции – срок и способ ее удовлетворения;
• при полном или частичном отказе в удовлетворении жалобы – причины отказа со ссылкой на соответствующие законодательные акты и нормативные документы и доказательства, обосновывающие отказ;
• при необходимости перечень документов, подтверждающих обоснованность решения.

Решение оформляется в 2-х экземплярах.

Порядок направления ответов по итогам рассмотрения апелляции.

Решение по апелляции направляется заявителю (лицу, обратившемуся с апелляцией) в письменном виде с использованием средств связи, обеспечивающих фиксированную отправку (с уведомлением о вручении) или под расписку. По просьбе лица, обратившегося с апелляцией, ОС может дополнительно направить ему решение по апелляции в электронном виде.

Решение по апелляции направляется заявителю сотрудником, ответственным за подготовку апелляции к рассмотрению, в течение 2-х дней с даты принятия решения руководителем ОС.

Ответственность за своевременное направление ответа заявителю несет заместитель руководителя ОС.